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歓送迎会の挨拶と司会進行の流れ!乾杯と締めの挨拶は重要な意味

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司会進行は歓送迎会でうまく挨拶しよう

春になると、会社や学校などで歓送迎会をすることも多いでしょう。

歓送迎なので、退職をする人、これから新しい職場で働く人、上司の乾杯に挨拶などいろいろとあると思います。

そこで大事なことが挨拶をきちんとすることです。

司会進行は挨拶をうまく進めていく必要がありますし段取りも必要になります。

また、締めの挨拶には上司に出てきてもらったりとスケジューリングやタイムテーブルもうまくやっていく必要がありますね。

そんな歓送迎会の挨拶について書いていきましょう。

歓送迎会とは?

歓送迎会の挨拶の前に「歓送迎会とは?」という基本を理解しておきましょう。

歓送迎会とは、歓送会と歓迎会を合わせたものとなっています。

まず辞める人、異動をする人などへ向けておこなう会は送別会となっており、会社で一緒に働いた、学生だと卒業をする人を温かく見送ることになりますね。

それに対して歓迎会は、会社だとこれから入社をしてくる新人の大卒の人や、転職をしてきた人、学生ならば新入学の1年生へ向けて出会えたこと、ここに来てくれたことを歓迎をする会となっています。

つまり、歓送迎会には「歓迎会」「送迎会」のどちらも兼ねている会ということになっており、会社で2回も近い時期にみんなで集まって何かをやることの方が大変ということもあり同時に行う会社や学校は多いです。

学生の場合は2回やるところは多いですがね。

時期としては3~4月にかけて行う場合が多くなっています。

場所はどこでするの?

歓送迎会として選ばれるのは居酒屋などが本当に多いです。

みんなが集まれる場所を選ぶケースが多く、会社や学校によっては人数も多くなるので宴会場を貸し切れる場所を選ぶ傾向にありますね。

少人数の場合はちょっとかしこまったレストランなどで行う場合もあります。

その会社の雰囲気や学校の雰囲気などで選べばよいと思いますが、会社の場合は会費はほとんどが会社負担となっているので予算内で幹事がお店を選ぶことになります。

学生の場合は場所と予算が大事なのでそこを抑えて選択をすることになるでしょう。

服装はどんなものなの?

歓送迎会の服装はその会社に合わせましょう

基本はみんなスーツで、仕事終わりに行うとなった場合にはそのままみんなスーツで仕事をすることになりますし、普段から私服の会社ならば私服になります。

しかし、就職が決まったけれども仕事は開始をしていない。

そんな学生の場合にはスーツで歓送迎会に参加をしておくか?もしくは人事採用の人はこっそりを確認をしておくとよいですね。

あとは歓送迎会をする規模によっても異なってきます。

例えば、会社の会議室で行うような軽いレベルの歓送迎会ならばそこまで肩肘を張らなくても大丈夫ですが、居酒屋での宴会や、休日に全員がホテルへ来て集まるような宴会場などになると服装もそれなりに気を使います。

服装に関しては悩むことも多いと思いますが、TPOをわきまえた服装を意識しておきましょう。

ちなみに私の勤務をしている会社は基本は私服の会社なので、ご飯を食べる場所のよって服装を変えています。

私は場所をみて私服で行くか?ちょっとかしこまった場所ならばジャケットは着て行ったりしています。

案内に書いておくとよい

正直服装はかなり難しいです。

そのため、案内に記載をしておくとよいでしょう。

もちろんスーツが基本の会社が仕事のあとに行うのならばよいと思いますが、会社とは別日に行うとなったら場所によっては難しくなります。

そのため、最初から案内に書いておくとよいです。

例えば結婚式場を借り切ってやるとなったらさすがにダメージジーンズなどはまずいので「ジーンズは禁止」や「フォーマルな服装で」と書いておきあとは判断を仰ぎます。

また、気軽な居酒屋で鍋などを食べるならば「服装は自由」と書いても良いでしょう。

そんな風に案内に最初に書いておく、服装をメールなどで案内をするとスムーズですね。

歓送迎会の進行の順番

ここまでは歓送迎会のやり方について書いてきましたが、次に歓送迎会を行う場合の司会について書いていきましょう。

司会は幹事の中から選ぶことになりますし、うまく進行をしていけるかによって歓送迎会の出来もかわってきます。

もちろん自由にやればよいのですが、日本の歓送迎会には挨拶の順番や進行の順番もあるので間違いないようにしたいもの。

今までありがとうという気持ちをもって気分よく送りたいですし、新しく来る人には楽しみになってほしいという思いますので司会は細心の注意をはらって頑張りましょう。

歓送迎会の流れと挨拶の選定と順番

では、挨拶の順番を書いていきましょう。

その中でも抑えておきたいポイントは、去っていく人よりも今後長い付き合いになる可能性の高い後任者を先に挨拶をさせましょう。

今後長くなる人が先に挨拶をすることで、ほかの人からも話しかけやすくなるというメリットがありますのでまずは大事にしておきたいポイントといえますね。

歓送迎会は別れる人と来る人がどちらも来ることになるようです。

そうなると別れる人は正直なところ、今後会うことはほとんどありません。

それに対して来る人はこれから一緒に仕事をしていくことになりますので今度どちらが大事なのかという点も重要です。

では、順番に書いていきましょう。

1,司会者が開会の挨拶をする

まずは、司会者が開会のあいさつをしましょう。

その際には自分の軽い自己紹介や部署などを説明して、そこから新人や異動をする人を紹介していきます。

人数が多い場合には省略をするというのもありですので理解をしておきましょう。

司会にとってここは一番緊張をする場所となりますが、うまく乗り切っていければ良いと思います。

最初の挨拶のコツは「いつもよりもゆっくりと」「丁寧に」話しをするようにしてください。

2,代表者の挨拶

司会者が開会の挨拶と簡単な自己紹介を終わらせたら最初に会社で一番偉い人に挨拶をしてもらいましょう。

と言っても部署程度の歓送迎会ならば社長などは来ない可能性も高いためその部署でもっとも役職の高い人にお願いをします。

ここでのコツは事前に参加をしてくれる偉い人に挨拶を依頼をしておくこと。

そのあと当日もしくは前日にも前もって「挨拶をお願いいたします」と声をかけておくことが大事になりますので理解をしておきましょう。

そうすると偉い人は忙しいので挨拶を忘れている場合もあるのできちんと用意をしてきてくれます。

3,乾杯をする

代表者の挨拶が終わったら、次に乾杯になります。

この乾杯に関しては、役職で2番目に高い人に依頼をすることが基本となります。

最初に挨拶を述べてくれた上司からの流れで次に偉い人へ挨拶を依頼すると歓送迎会の流れも良くなりますのでおすすめです。

乾杯の挨拶ですが、例文を紹介しておきましょう。

ただいまご紹介にあずかりました○○と申します。

僭越(せんえつ)ながら、乾杯の音頭をとらせて頂きます。

ご退職される△△さん、長い間お世話になり、誠にありがとうございました。

△△さんに教えて頂いた事や助けて頂いた事はこれからも仕事に活かしていき、また新しく来る人たちへ受け継いでいきたいと思います。

そして□□さん、我が社へようこそ。

これから仲間として働ける事を嬉しく思いますので、一緒に頑張っていきましょう。

それでは皆さん、ご唱和をお願い致します。△△さんのご健勝と□□さんのご活躍をお祈りし、乾杯!

全員でカンパーイ!!

乾杯をしたら一口は口を付けるというのがマナー。

男性ならばゴクっと飲むと勢いも良くなりますが、司会はここで酔っ払ってしまうとだめですので口を添える程度にしておきましょう。

4,御芳志(ごほうし)をいただいたら?

もし、会費以外に上司や会社の偉い人などから御芳志と呼ばれるお金をもらった場合には乾杯後に「○○様から御芳志をいただきました」というように乾杯に音頭の後に参加者は報告をすることを忘れないようにしましょう。

複数人からいただいた場合には役職順に報告をしておくとスムーズです。

小さな会社だとあまりそんなことはないですが、大きな会社だと上司がお金だけ渡してくれるというケースもありますので頂いたら必ずお伝えしましょう。

そして後日幹事は再度お礼に参るとより丁寧です。

5,歓談を挟む

乾杯が終了をしたら、しばらくは歓談をするようにしましょう。

料理も運ばれてきますし、乾杯後にはしばらくのどを潤したいものですので次のことがあるまではしばらくゆっくりと。

その際に新人や異動組はあまり話す相手もいないため、司会や幹事を中心に他の人たちとなじめるように積極的に声をかけて上げてください。

新しい人は上司にお酌へ行かせて名前をアピールさせるというもの一つの方法です。

また、これから去っていく人には今までの感謝の気持ちとお礼を述べることも忘れないようにしてくださいね。

司会はあまり食べる暇もなく次の段取りが重要となりますので幹事のグループで準備をしましょう。

もし時間が空いたならば軽く食べても良いですが、酔っぱらうと最悪な会になってしまうので飲みたくても我慢をしましょう。

6,余興などを入れる

これはなくても良いのですが、歓送迎会に参加をしている人の中に歌が得意な人や踊りが得意など特技がある人がいるなら出し物をしても良いでしょう。

例えば、ダンスをしている中に新しく入ってくる人、これから辞めていく人など一緒を巻き込むことでより楽しい歓送迎会になります。

みんなで盛り上がれるようなものを取り入れると良いですね。

余興はいろいろとありますし、2018年だとダパンプのUSAが人気ですし、2017年は恋ダンスでした。

幹事や在籍をしている人たちで1つ何か出し物をすると面白いかもしれませんね。

7,花束、記念品の贈呈(退職者向け)

これは歓送迎会の大事なポイントとなりますが、今まで会社にいた人が去っていく場合に花束や記念品の贈呈をすることになります。

今まで仕事をしてきてくれた人に感謝の気持ちを込めて行う場所です。

そのため、関係性の深い人から花束などを渡すと去る人たちもうれしくなりますので感動をうみましょう。

記念品などを渡したら一人ずつ簡単に挨拶をしてもらうと良いでしょう。

8,歓迎される人が挨拶をする

退職者が終わったら次は歓迎をする側になります。

この際には学生を卒業してきた新卒と転職をしてきた転職組に分かれると思います。

一人ずつ前に来てもらい挨拶をするもしくは前に並んでもらい一言ずつもらうと良いですね。

最後は拍手をしてみんなを歓迎してこれから頑張ってもらえるように声をかけましょう。

挨拶をしている際に司会は食事のチェックをしましょう。

ここでデザートが出てきていたら良いと思います。

最後に向かってますので食事はほぼ終了をしている状態でかしこまっている状態にしておきましょう。

9,締めの挨拶

最後の歓送迎会の締めの挨拶になりますが、これは二番目に役職の高い人にお願いをするようにします。

挨拶の後に手締めの音頭で終了をすると閉まりもよくなりますし、司会が閉会の言葉を伝えることで歓送迎会もおしまいとなります。

二次会はお開きの挨拶後にアナウンスをするようにしましょうね。

締めの挨拶の時に気になることなのですが、もし同じ役職の人がいる場合には年齢が上の人にお願いをしておきましょう。

これも上司にお願いをすることになりますので事前に声をかけておくとスムーズに進みます。

挨拶のコツとポイント

最後に挨拶のコツとポイント、流れについて紹介をしていきましょう。

もちろんあくまでも例なのですが、参考にしてもらうとわかりやすいので参考に用意をしてください。

新人の場合

・この場を設けてもらった御礼

・会社に貢献をしたい思い

・自己紹介では出身地、出身大学、趣味、特技など印象に残るようなもの

・会社に一日でも慣れて貢献をしたいという思い

この辺りをまとめておきましょう。

上手く挨拶をしようとするとうまくいかないことも多いので、失礼のない程度に自分の言葉で挨拶をするようにしてください。

異動者の場合

・いつ、どこへ異動をするのか

・この場を設けてもらったことへの感謝

・その会社へのお礼と感謝の言葉

・会社にお世話になった年数と今後の抱負と残る人への気遣い

上司からの声掛け

上司の場合は歓送迎会なので、新人だけの場合と送る人がいる場合、異動者がいる場合などいろいろなケースが考えられますのでどちらも紹介をしていきましょう。

新人へ向けて

・入社おめでとうの挨拶

・会社の今の状況(〇周年)など

・社員をして誇りをもって頑張ってほしいという意欲的なこと

・上司や先輩と協力として頑張っていってほしいということ

異動者へ向けて

・栄転おめでとうの言葉

・その人の人柄について話をする

・次の異動先での活躍を祈っての言葉

・今後もお願いしますというつながりを残す言葉

歓送迎会の挨拶のまとめ

歓送迎会となるといろいろなパターンの挨拶があると思います。

しかし、そこでいきなりうまくは行かないこともあると思いすので、ここで紹介をした挨拶のポイントやコツについてはまとめておきましょう。

歓送迎会となると、サプライズではない限り事前にわかっていると思います。

そのため、挨拶をする人は事前に用意をしておきましょうね。

司会を労おう

幹事の仕事はここで終わり。

歓送迎会が無事に終わったのならばそれで良いと思いますので、あとは幹事や司会をねぎらってあげてください。

多分ほとんど何も食べていないので幹事だけで食事に言ったり飲みにいっても良いでしょう。

翌日のお礼を忘れない

幹事の仕事はここで最後。

参加をしてくれた人へのお礼、挨拶をしてくれた上司にお礼などしっかりとお礼をしておくとよいですね。

ここは大事で幹事のあなたは「配慮ができる人」というイメージになるので抜けなく抑えておきましょう。

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